Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Müdürlüğün Görevleri

Madde 39- Görele Belediye Başkanlığı’nın amaçları, prensip ve politikaları ile bağlı bulunulan mevzuat ve Belediye Başkanı’nın belirleyeceği esaslar çerçevesinde, Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda, Belediye Başkanı’nın ve/veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının gözetimi ve denetimi altında aşağıda sıralana görevleri ifa eder;

Yazı İşleri Görevleri

1. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda ve evrak kayıtlarında standartların oluşturulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
2. Belediye’ye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların zimmetle kontrollü teslim alınmasını sağlamak,
3. Gelen evrakın kaydedilmesini ve konularına göre evrak ve belgelerin tasnif edilmesi ve ilgililere ulaştırılması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
4. Belediye’nin tüm birimlerinden kurum dışına gönderilecek evrakın ilgili yerlere belirli bir düzen içerisinde gönderilmesini sağlamak,
5. Belediye hizmetlerinden yararlanmak isteyen vatandaşların dilekçelerine havale alınarak, vatandaşın işiyle ilişkili müdürlüğe yönlendirilerek ilgili müdürlüğe gönderilmesini sağlamak,
6. Belediyeye gelen ve belediyeden giden tüm evrakın giriş ve çıkışlarını kayıt altına almak,
7. Yürürlüğe giren ilgili kanun, yönetmelik, tüzük ve genelgelerin takibini yaparak, yayınlanan belgelerin ilgili birimlere dağıtımını yapmak,
8. Vatandaşın istek, öneri ve şikâyetlerine ilişkin dilekçelerini kabul etmek, konularına göre ilgili birimlere dağıtmak,
9. Müdürlüklerden Belediye dışına giden tüm yazı ve tebligat evraklarını zimmet ile teslim almak, bilgisayar kaydını yaparak kuryelere zimmet ile teslim etmek,

Meclis ve Encümen İşleri ile İlgili Görevleri

10. Belediye Meclisi’nin çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek, Başkanın havalesi ile birimlerden gelen teklifler çerçevesinde meclis gündemini hazırlamak, Meclis Üyelerine tebliğ edilmesi, Belediye Meclisi’nin toplantılarının yapılabilmesi, Belediye Meclisi toplantı tutanaklarını tutulması ve dökümünün yapılması, kararların yazılması, ilgili mercilerin onayına sunulması, alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
11. Belediye Meclis üyelerinin ve encümen üyelerinin özlük işlerinin eksiksiz olarak yapılmasını sağlamak,
12. Belediye Encümeni çalışmaları ile ilgili tüm iş ve işlemleri takip etmek, Başkanlık makamınca Belediye Encümeni’ne sevk edilen evrakı kaydetmek, Encümen gündemini hazırlamak, Belediye Encümeni’ne girecek tüm evrakın önceden incelenmesi, yasal dayanakları ile birlikte bir rapor haline getirilmesi ve Encümen’e sunulması, Kararların yazılması, Başkan’ın onayına sunulması, alınan kararların ve karar özetlerinin ilgili birimlere ulaştırılması ve birer nüshalarının da arşivlenmesi işlemlerinin yapılmasını, kontrol ve takip edilerek sonuçlandırılmasını sağlamak,
13. Belediye Encümeni’nin aktif ve verimli çalışabilmesi için gerekli tüm işlemlerinin yapılmasını sağlamak,

Evlendirme İşleri ile ilgili Görevleri

14. Resmi nikâh başvurularını almak, nikâh işlemi için gerekli olan evrakın temin edilmesini sağlamak,
15. Başvuranlar hakkında mer’i mevzuatın öngördüğü incelemelerin yapılmasını sağlamak,
16. İnceleme sonucunda evrakları tamam olan ve evlenmelerine yasal engel bulunmayan başvuru sahiplerine nikâh günü vermek, Belediye Başkanı’nın yetki verdiği yetkililerce nikâh akdinin yapılmasını sağlamak,
17. Yapılan akitleri Nüfus Müdürlüğüne bildirmek,
18. Evlendirme biriminde yapılan nikâh akitlerinin kayıt ve belgelerini mevzuata uygun olarak tutmak, arşivlemek ve muhafaza etmek,

İnsan Kaynakları İşlemleri ile ilgili Görevler

19. Personelin işe alımından işten ayrılmasına kadar geçen sürede tabi olunan mer’i mevzuatın takip edilmesi ve gereğince işlemlerin yapılmasını sağlamak,
20. Personelin terfi, nakil, cezalandırma ve işten çıkarılması konularında, ilgili yöneticilerden gelen önerilerin incelenmesi, değerlendirilmesi ve alınacak karar gereğince işlemlerin yapılmasını sağlamak,
21. İşten ayrılan personelin kıdem tazminatının ve diğer gerekli ödemelerinin hesaplanması sağlamak,
22. Belediye çalışanlarının (memur ve işçi), her türlü yasal ve yönetsel kayıtlarının ve özlük işlerinin sağlıklı ve düzenli bir biçimde tutulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
23. Bütün personelin nitelikleri doğrultusunda kariyer planlama çalışması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
24. Belediye çalışanlarının, işin gereği bilgi, beceri, deneyim açısından eğitim ihtiyaçlarının tespiti, Eğitim ihtiyaçlarının analiz etmek, Kanun, yönetmelik ve belediye mevzuatı ve bu mevzuattaki değişiklikler konusunda bilgi veren eğitim programları yapmak ve düzenlemek eğitim ihtiyaçlarının karşılanması işlemlerinin yapılmasını ilgili müdürlüklerle koordineli bir şekilde yürütmek,
25. Personelin tüm kişisel ve özlük durumundaki değişikliklerle ilgili işlemlerin yapılmasını sağlamak,
26. Derece, terfi ve kademe ilerlemeleri onaylarının alınmasını, bunların kayıt işlemlerinin tutulmasını, terfi edecek memurlar ile Müdürlüklerden gelen kadro tekliflerini incelenmesini, Meclis kararlarının alınmasını, gerekçeleri ile birlikte ilgili bakanlığa ulaştırılmasını sağlamak,
27. Belediye personelinin mesaiye devam-devamsızlığının denetlenmesi, mesaiye riayet etmeyenlerin tespit edilmesi ve haklarında gerekli işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
28. Memurlara kimlik kartı vermek ve/veya değiştirmek, emeklilik sicil numarası verilmesine ilişkin işlemlerin yapılmasını sağlamak,
29. Kadro iptal-ihdas işlemlerini personelin ihtiyacı ve başkanlık emirleri doğrultusunda norm kadroya uygun olarak yapmak, Kademe ilerlemelerini ve derece terfilerini yapmak ve kayıtlara işlemek, İntibak işlemlerini yapmak, personele ait onayların